Как сократить рабочую инструкцию без потери смысла с помощью ИИ

1. Сокращайте формулировки, а не правила

Разберём одну задачу: превратить длинную инструкцию по сбору заявок на канцтовары в короткий порядок действий для нового сотрудника. Все исходные данные, числа и ситуации ниже вымышленные.

Хорошее сокращение сохраняет исполнителя, действия, сроки, условия и исключения. Убираются повторы и длинные вводные фразы, а не обязательные проверки. В AI-GROK.CHAT можно получить первый ответ без регистрации. Перед оплатой проверьте условия продолжения.

2. Подготовьте исходник и отметьте ограничения

Возьмите одну действующую инструкцию, а не смесь старых редакций. Если правило непонятно в исходнике, сокращение его не исправит: сначала уточните порядок у ответственного сотрудника.

Не отправляйте в чат пароли, платёжные реквизиты, персональные данные, конфиденциальные документы и сведения, которые запрещено передавать по правилам вашей организации. Используйте обезличенный текст или вымышленный аналог.

1. Замените наш исходник своей разрешённой к передаче инструкцией.
2. Укажите реального читателя, нужный формат и предел длины.
3. Отдельно выделите сроки, единицы измерения, согласования и запреты, которые нельзя потерять.

3. Отправьте полный запрос

Фраза «Сделай покороче» не объясняет, чем нельзя пожертвовать. В запросе ниже есть исходник, адресат, объём и ограничения. Его можно отправить обычным текстовым сообщением.

Готовый запрос Копировать

Сократи рабочую инструкцию до 120 слов для нового сотрудника. Верни только нумерованный порядок действий. Сохрани сроки, последовательность, условия согласования, исключения и арифметический пример. Не добавляй новых правил. Используй простые глаголы. Если ограничения мешают сохранить обязательные действия, сообщи об этом вместо удаления правил.

Все данные следующего исходника вымышленные.

Исходник:
Каждую неделю сотрудник, отвечающий за канцтовары, принимает запросы коллег до среды 15:00 включительно. Запросы, поступившие позднее, переносятся на следующую неделю.
В каждом запросе должны быть название позиции, единица измерения и количество. Если сведений не хватает, уточните их до составления сводки. Неполные строки в сводку не включайте.
Одинаковые позиции объединяйте только при совпадении названия и единицы измерения. Количества складывайте. Например, запросы на 4 пачки бумаги и 6 пачек бумаги дают 10 пачек бумаги.
Составьте список позиций, указав для каждой единицу измерения и итоговое количество.
В четверг до 10:00 передайте список руководителю на согласование. Отправляйте заявку поставщику только после явного подтверждения руководителя. Если подтверждения нет, заявку не отправляйте и напомните руководителю о согласовании.
После отправки сохраните согласованный список и дату отправки.

4. Сравните ответ с образцом

Ниже — возможный результат для вымышленного исходника, а не обещание одинакового ответа. Краткость достигается объединением близких действий, а не удалением условий.

5. Проверьте факты, расчёт и полноту

Проверка здесь означает сверку с исходником, а не подтверждение правил компании. Для реальной инструкции дополнительно проверьте актуальность сроков у её владельца. Не считайте уверенный тон ответа доказательством точности.

1. Сроки совпадают: сбор — до среды 15:00 включительно; передача руководителю — в четверг до 10:00. Срок отправки поставщику не придуман.
2. Расчёт верен: 4 + 6 = 10. Единица «пачки» сохранена; пачки нельзя складывать с коробками.
3. Ограничения сохранены: поздние запросы переносятся, неполные строки исключаются, без подтверждения отправка запрещена.
4. Завершение сохранено: после отправки остаются согласованный список и дата. Пункты идут в рабочем порядке, текст укладывается в 120 слов.

6. Исправьте типовые потери смысла

Опасные сокращения выглядят безобидно. «Отправьте в четверг» смешивает согласование и отправку поставщику. «Объедините одинаковые товары» скрывает проверку единиц. «Согласуйте заявку» не объясняет, что делать без подтверждения.

Если ответ ошибся, укажите конкретную потерю и попросите исправить весь текст. Просьба «сократи ещё вдвое» может только усугубить проблему. При слишком тесном лимите лучше увеличить объём, чем удалить запрет.

Готовый запрос Копировать

Исправь сокращённую инструкцию: явно сохрани запрет отправки без подтверждения руководителя, перенос поздних запросов и объединение только при совпадении названия и единицы измерения. Остальные правила исходника не меняй. Верни полный исправленный порядок действий, а не отдельные дополнения.

7. Прогоните три случая перед использованием

Эти дополнительные проверочные ситуации тоже вымышленные. Попробуйте решить их только по короткой версии. Если приходится возвращаться к исходнику за обязательным правилом, сокращение ещё не готово.

1. Запрос пришёл в среду в 15:00: срок соблюдён. В 15:01 — перенос на следующую неделю.
2. Запрошены 4 и 6 пачек одной бумаги, отдельно 2 коробки: получится 10 пачек и отдельная строка с 2 коробками, не 12 единиц.
3. Список передан руководителю, подтверждения нет: поставщику ничего не отправляют, руководителю напоминают.