Как сократить письмо партнёру с помощью ИИ и сохранить важные условия

1. Определите, что письмо должно сделать

Задача — не просто убрать половину слов, а получить короткое письмо, после которого партнёр понимает ситуацию и знает, что ответить. Разберём перенос отправки партии: нужно объяснить причину, предложить новую дату и запросить подтверждение.

Сокращать можно вступления, повторы и длинные обороты. Нельзя терять количества, сроки, ограничения и различие между предложением и уже согласованным решением. Короткое письмо не должно становиться новым обещанием.

Для работы достаточно текстового диалога в AI-GROK.CHAT. Первый ответ в чате можно получить без регистрации. Перед оплатой ознакомьтесь с условиями продолжения. Проверку письма всё равно оставьте за собой.

2. Подготовьте исходник и уберите закрытые сведения

Все имена, даты, количества и обстоятельства примера ниже вымышленные. В своей версии замените имя адресата, предмет отправки, объём партии, степень готовности, причину переноса, обе даты отправки и срок ответа. Отдельно укажите, какие условия остаются прежними.

Не отправляйте в чат пароли, коды доступа, платёжные реквизиты, персональные данные третьих лиц, коммерческие тайны и документы, раскрывать которые вам нельзя. Вместо реальных названий используйте обозначения «Партнёр А» и «Проект Б». Закрытые числа и даты замените условными, сохранив их взаимосвязь.

Сначала выпишите смысловые опоры для себя. Это страховка от ситуации, когда текст выглядит аккуратнее, но из него незаметно исчезает важная оговорка.

1. Отметьте факты: что произошло, сколько готово и сколько осталось.
2. Выделите предложение: что именно вы хотите изменить.
3. Зафиксируйте действие адресата, срок ответа и вариант на случай отказа.

3. Отправьте запрос с явными ограничениями

Запрос «сделай покороче» не объясняет, чем можно пожертвовать. Ниже — полный запрос для обычного текстового чата. Для своего письма замените текст после слова «Исходник». Если ограничение в 90 слов мешает сохранить условия, увеличьте его: точность важнее круглого числа.

Не просите одновременно сократить письмо, придумать убедительную причину и усилить предложение. Здесь нужна редактура имеющихся сведений, а не создание новых.

Готовый запрос Копировать

Сократи письмо партнёру до 90 слов. Верни только готовое письмо из четырёх коротких абзацев: приветствие, суть, просьба с вариантом на случай несогласия, благодарность. Тон спокойный и деловой, без канцелярита и давления. Сохрани все даты, год, время и часовой пояс, количества, причину переноса, неизменность стоимости и состава, отказ от предложения частичной отправки. Не превращай предложение новой даты в согласованный срок или гарантию. Не добавляй фактов и обещаний. Если условия противоречат друг другу, вместо письма задай уточняющий вопрос.

Исходник:
Ирина, добрый день! Пишем вам, чтобы заранее обсудить ситуацию, которая возникла при подготовке информационных комплектов к отправке. Как мы ранее планировали, отправка всей партии из 100 комплектов должна состояться 12 ноября 2026 года. На сегодняшний день у нас полностью готовы 60 комплектов. Ещё 40 комплектов мы сможем собрать после получения вкладышей: поставщик перенёс их доставку. В связи с этим мы хотели бы предложить вам перенести отправку всей партии на 14 ноября 2026 года. Частичную отправку в данном случае мы не предлагаем. Отдельно хотим отметить, что стоимость и состав комплектов при таком переносе остаются без изменений. Пожалуйста, подтвердите, подходит ли вам предложенный перенос, до 9 ноября 2026 года, 16:00 по московскому времени. Если новая дата вам не подходит, просим сообщить об этом до того же срока, чтобы мы могли обсудить другой вариант. Спасибо за внимание к этому вопросу!

4. Сравните с примером короткого письма

Ниже — пример результата на вымышленных данных, а не сообщение реальному партнёру. Убраны вводные обороты и повторные пояснения, но сохранены причина, предложение, условия и следующий шаг.

Обратите внимание на глаголы: «предлагаем перенести», а не «отправим». Партнёр ещё не подтвердил новую дату. Формулировка «частичную отправку не предлагаем» тоже точнее, чем «частичная отправка невозможна»: исходник не объясняет, возможна ли она технически.

5. Проверьте факты, расчёты и смысл

Проверяйте результат по исходнику, а не по впечатлению от гладкого текста. В нашем примере подтверждается только точность переноса сведений: реальность поставки и готовность партии по вымышленному письму установить нельзя. Для настоящего письма сверяйте их с разрешёнными рабочими записями.

Не принимайте объяснение модели «всё сохранено» за проверку. Пройдите по каждому пункту самостоятельно. После возвращения настоящих данных сделайте это ещё раз: при замене условных обозначений тоже возникают ошибки.

1. Сверьте числа: 60 готовых комплектов + 40 оставшихся = 100. Отправка предлагается для всей партии, не только для готовой части.
2. Сверьте календарь: перенос с 12 на 14 ноября составляет два календарных дня. Год сохранён. Подтверждение требуется раньше отправки — до 9 ноября, 16:00 по московскому времени.
3. Сверьте условия: причина связана с доставкой вкладышей; стоимость и состав не изменены; частичная отправка не предложена.
4. Сверьте действие адресата: подтвердить перенос либо сообщить, что дата не подходит, до того же срока.
5. Проверьте объём: в примере 72 слова при разделении по пробелам и переносам строк, числа считаются словами. Лимит 90 слов соблюдён; четыре абзаца сохранены.

6. Исправьте типовые ошибки перед отправкой

Самая опасная ошибка — незаметная смена статуса решения: «Отправим 14 ноября» вместо «Предлагаем перенести отправку на 14 ноября». Вторая — потеря срока ответа: «сообщите, подходит ли дата» оставляет вопрос открытым на неопределённое время.

Ещё одна ошибка — чрезмерная краткость: «Задерживаем партию, подтвердите перенос» не объясняет ни причину, ни масштаб, ни условия. Убирать нужно словесную упаковку, а не сведения, необходимые партнёру для ответа.

Если результат неточен, укажите конкретный пропуск и попросите исправить только его. Перед отправкой прочитайте письмо глазами адресата: понятно ли, что меняется, что остаётся прежним и когда нужно ответить?

Готовый запрос Копировать

В сокращённом письме пропущен часовой пояс срока ответа. Верни его из исходника. Остальные факты и статус новой даты как предложения не меняй. Сохрани ограничение до 90 слов и верни только исправленное письмо.